Descubra como a arte de criar ordens de serviço pode transformar o relacionamento com seus clientes e elevar a eficiência do seu negócio. Uma ordem de serviço (OS) bem elaborada não é apenas um documento, é uma ferramenta estratégica que capta informações cruciais do cliente e do serviço desejado, levando a uma melhor impressão e competitividade no mercado.
Nesse post você vai ver:
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que descreve e formaliza o trabalho que será realizado pro cliente. Ela indica quais são as demandas do cliente pra que o trabalhador faça um trabalho bem alinhado ao que era esperado. Esse documento facilita a rotina do profissional e ajuda na realização da contabilidade. Ela ajuda departamentos e equipes da empresa se comunicam pra produzir o que foi solicitado pelo cliente.
Nele, constarão alguns dados, como nome do cliente, endereço, quantidade, matéria-prima, alguma observação mais específica, data do pedido etc. Com essas informações, o autônomo consegue calcular o custo dos materiais e de mão de obra, podendo entrar em contato com os fornecedores pra pedir mais produtos. Do mesmo modo, terá condições de manter o estoque equilibrado pra atender à demanda.
A Importância das ordens de serviço
As ordens de serviço são mais do que meros documentos; são a espinha dorsal de uma operação eficiente e organizada. Elas servem como uma ponte entre as expectativas do cliente e a execução do serviço, garantindo que ambas as partes estejam na mesma página.
Importância legal de uma OS
A ordem de serviço é tão importante que está prevista na Lei nº 6.514/77, no artigo 157, da Consolidação das Leis do Trabalho. Nela, é determinado que os empregados façam uso das OS pra que evitem acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais.
Quais são os diferentes tipos de ordem de serviço?
Existem várias categorias de ordens de serviço, cada uma com suas características únicas:
Manutenção: Quando o cliente precisa consertar algum item que ele comprou pra utilizar a longo prazo, você deve classificar a ordem de serviço como de manutenção. O serviço que você presta é o reparo no objeto ou equipamento.
Pedido de Serviço: A proposta do pedido de serviço é começar algum projeto novo ou expandir algum trabalho que já existe. Essa ordem de serviço não depende de um dano pra ser emitida.
Pedido de Evento: A ordem de serviço de pedido de evento está ligada a algum trabalho de contribuição pra um acontecimento que é relevante e que ocorre poucas vezes e de forma casual.
Serviço Preventivo: A proposta da ordem de serviço preventivo é evitar que um problema aconteça no futuro. O serviço realizado é pra prevenir que uma dificuldade ou imprevisto apareçam.
Cada tipo requer uma abordagem e gestão específicas.
Quais são as informações que uma ordem de serviço deve ter?
Pra ser eficaz, uma ordem de serviço deve incluir:
Numeração da ordem de serviço, que é necessária pra você fazer um bom monitoramento das atividades e que também vai evitar que aconteça a repetição de informação;
Nome de quem emitiu a ordem de serviço;
Data de emissão do documento;
Data de finalização do serviço, já que extensões em prazo ou novas adições a pedido do cliente podem gerar mudança no valor final;
Descrição dos processos que serão feitos;
Equipamentos utilizados;
Mão-de-obra;
Procedimentos executados durante o serviço;
Andamento das atividades;
Termo de responsabilidade, que define os seus deveres e as obrigações do cliente;
Riscos da atividade;
Equipamentos de proteção;
Ações de prevenção.
Preço unitário e total da operação;
Forma de pagamento;
Assinatura do prestador e do cliente.
Dá uma olhada no modelo abaixo:
Dicas pra uma gestão eficiente
Mantenha registros digitais pra fácil acesso e atualização;
Personalize cada ordem de serviço de acordo com as necessidades específicas do cliente;
Use ferramenta de gestão pra automatizar e simplificar o processo.
Quais as principais dicas pra criar uma ordem de serviço?
1. Tenha controle de numeração
É relevante manter o controle da numeração das ordens de serviço pra poder diferenciar umas das outras. Cada OS deve ter um número único e sempre com a data de processamento da solicitação e com o nome do profissional que a emitiu.
2. Deixe modelos prontos
A OS precisa ser padronizada pra que toda a equipe entenda o pedido do cliente. Você pode pegar alguns modelos prontos na internet ou desenvolver um com as informações necessárias pra sua empresa produzir o que o consumidor deseja.
Se achar necessário, inclua outros dados, como equipamentos que serão usados, tipo de procedimento, laudo técnico, termo de responsabilidade ou garantia, dentre outros. Dependendo da especificidade do produto ou serviço, é indicado procurar uma orientação de um profissional especializado pra desenvolver a OS.
3. Escolha soluções tecnológicas
Usufrua da tecnologia implantando uma ferramenta que administre os dados que serão inseridos neste documento pra que seja gerado automaticamente. Inclusive, pode ocorrer algum registro de dados importantes na execução do trabalho. Assim, você poderá deixá-lo exposto pra auxiliar na produção ou não. Essas ferramentas de gestão permitem mais organização, praticidade, agilidade e produtividade.
4. Evite erros
Com a ferramenta, é possível prevenir falhas, desde que a OS seja preenchida com atenção e corretamente pra não comprometer o trabalho de produção e a satisfação do cliente.
Quanto mais rápido for preenchida a ordem de serviço, mas produtividade haverá na empresa, assim, será possível administrar outras áreas do negócio.
A tecnologia como aliada na satisfação do cliente
A adoção de soluções tecnológicas moderniza as ordens de serviço, tornando-as mais eficientes e precisas. Implementar estratégias eficazes de ordens de serviço não só melhora a eficiência operacional, mas também fortalece a confiança do cliente em seu negócio. Ferramentas como a Agenda Boa podem ajudar na criação de ordens de serviço, gestão de documentos, pedidos, compromissos, controle financeiro e muito mais.
Convidamos você a aplicar estas dicas e compartilhar suas experiências nos comentários abaixo.
