Um negócio pode ter uma receita alta e mesmo assim levar prejuízo. Uma das principais causas pra isso é quando o empreendedor não sabe controlar o fluxo de caixa. Aliás, esse descaso pode ser tão sério ao ponto de levar a empresa à falência.
O fluxo de caixa é fundamental pra qualquer negócio. O objetivo por trás dessa prática é saber quais são as entradas e saídas de dinheiro e não ser pego de surpresa. Ou seja, administrar todas as contas, de forma a gerenciar as finanças com segurança, além de conhecer os valores disponíveis pra fazer investimentos ou melhorias.
Se você quer evitar problemas na hora de controlar o fluxo de caixa, este post é pra você. Nele, a gente reuniu as 6 melhores dicas e informações pra fazer uma gestão eficiente. Confira!
A importância de adotar o fluxo de caixa na empresa
Antes de explicar como fazer o controle de fluxo de caixa, vamos ver com mais detalhes as maiores vantagens de realizar esse acompanhamento. Saca só.
Saber a situação real das finanças
Por ser uma atividade relativamente simples, o fluxo de caixa pode mostrar a condição financeira do negócio, como: o que foi recebido, o quanto foi gasto e qual é o resultado atual.
Isso pode ser feito a qualquer momento pra saber a situação real das finanças. É um procedimento preciso e eficiente, que permite saber onde e quando será seu próximo passo.
Descobrir se terá dinheiro pra cumprir obrigações
Um empreendedor autônomo tem diversas obrigações financeiras pra pagar: salários, impostos, fornecedores, parceiros e contas em geral.
É complicado não saber se você vai conseguir pagar esses compromissos no futuro. O pior é quando você não tem tempo disponível pra tomar uma decisão preventiva. Felizmente, o fluxo de caixa é um grande aliado nessa missão.
Combater desperdícios
Durante a gestão do negócio, você descobrirá diversos gastos supérfluos (desnecessários) que comprometerão os resultados. Detectar, diminuir e otimizar esses números deve ser uma atividade contínua. Com registros financeiros em mãos, você vai saber onde pode pisar.
Melhorar a tomada de decisões
Você já teve dúvidas de qual é a melhor hora pra ampliar os investimentos, contratar novos funcionários, reformar o estabelecimento ou ainda fazer promoções pra diminuir o estoque? O fluxo de caixa serve como informação pra tomar decisões estratégicas e evitar agir em momentos errados.
Tirar a sensação de descontrole
O empreendedor que não sabe como suas finanças estão fica ansioso e perde noites de sono, o que prejudica sua qualidade de vida. Ao controlar o fluxo de caixa, é possível saber como evitar ou recuperar de crises financeiras.
6 dicas pra controlar fluxo de caixa
Pra fazer esse acompanhamento, é só seguir algumas instruções.
1. Crie uma rotina pra seguir à risca
Não existe meio termo quando o assunto é finanças: ou você gerencia como deve ou pode colocar tudo a perder. Defina uma rotina pra ser seguida a todo custo. Veja algumas sugestões.
Diária
● todo início de manhã (primeira atividade), anote as movimentações do dia anterior;
● marque os pagamentos a serem feitos no dia;
● guarde ou salve os documentos (notas fiscais, contratos, recibos, orçamentos etc.).
Semanal
● analise as transações da semana;
● veja se você tem capital pra pagar as contas no restante do mês.
Mensal
● avalie os resultados financeiros obtidos;
● crie um plano de ação pra aumentar as receitas (faturamento) e reduzir gastos.
Vale reforçar que você pode variar sua rotina como bem quiser. Nesse caso, basta definir os dias pra controlar o fluxo de caixa. Depois, é só registrar os saldos iniciais e marcar todas as entradas e saídas da conta da empresa.
2. Crie uma previsão de fluxo de caixa
Da mesma maneira que ocorre com as suas finanças pessoais, no seu negócio também é importante conhecer seus gastos com precisão. Por isso, utilize uma planilha ou aplicativo pra listar suas despesas em um período de 12 meses.
Faça isso pra cada mês do ano, além de adicionar a previsão de ganhos (receitas). Assim, você vai ter uma ideia de como estará seu caixa nos próximos meses.
Considere também as variações de contas básicas, por exemplo: faturas de água e energia provavelmente subirão durante o período de calor. Parece bobeira, mas essa prática evita erros no fluxo de caixa, pois você vai saber o quanto terá de ganhar pra cobrir essas despesas. Assim você consegue se preparar pra imprevistos e visualizar os custos que podem ser evitados ou eliminados.
3. Antecipe problemas
Acompanhe as tendências e monitore as condições do seu segmento de negócio pra saber como agir em determinados momentos. Além disso, fique de olho em clientes e fornecedores que possam estar com dificuldades de cumprir as obrigações financeiras firmadas com a sua empresa.
Ao ficar de olho na condição do seu fluxo de caixa, você saberá se houve reajustes no mercado e se seus parceiros comerciais estão pagando as contas em dia. Por exemplo, se o caixa ficar negativo, é possível descobrir se alguém está inadimplente, o que permite fazer cobranças pra recuperar esse dinheiro.
4. Maximize as entradas
Se você deseja evitar grandes baixas no fluxo de caixa, terá de procurar formas de aumentar seu faturamento. Existem diversas formas de conseguir isso, como aceitar várias opções de pagamento (cartão de crédito, boleto bancário, transferência e parcelamentos). Pense também em lançar ofertas e promoções pra melhorar as vendas.
5. Esteja atento à sazonalidade
A alta ou baixa procura afeta o fluxo de caixa diretamente. Um exemplo clássico: uma empresa que presta serviço com instalação de ar-condicionado terá um faturamento maior em períodos de pico de calor ou frio. Nesses casos pode ser necessário, por exemplo, adquirir um volume maior de peças e contratar mão de obra extra.
Já no comércio em geral, é preciso aumentar o número de atendentes pra atender a Black Friday e o Natal, além de reforçar o estoque de produtos pra atender o crescimento de pedidos.
Seu negócio pode ficar aberto o ano todo, mas pra não comprometer o caixa, identifique as datas ou períodos em que terá de ter mais ou menos produtos estocados. Por fim, prepare-se pras épocas de baixa e crie uma reserva financeira pra arcar com os custos mensais.
6. Analise os resultados
Após controlar o fluxo de caixa e ter todos os dados em mãos, avalie os resultados e se organize pra tomada de decisões. Pra isso, subtraia as saídas das entradas pra obter o saldo, que pode ser negativo ou positivo.
Vale citar que nem sempre um número negativo pode ser visto como prejuízo. Afinal de contas, ao considerar o fluxo de caixa, é preciso observar os valores a receber parcelados ou pendentes (marcados para datas futuras).
Por outro lado, você precisa considerar que o fechamento de caixa no vermelho pode mostrar que os gastos são maiores que os recebimentos. Então, você deve pensar em diminuir custos e vender mais.
Com essas dicas pra controlar o fluxo de caixa, você fará um controle financeiro exemplar. Pra agilizar esse processo e facilitar sua rotina, utilize a tecnologia a seu favor.
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